Organizacje pozarządowe muszą odświeżyć dokumenty – przypomnienie od starostwa w Stargardzie

W Stargardzie urzędowe przypomnienie dla stowarzyszeń i fundacji – nowe przepisy zmuszają do sprawdzenia statusu i przesłania oświadczeń. Starostwo wskazuje, co trzeba zgłosić, komu i w jakim terminie, a wielu stowarzyszeń może dotyczyć obowiązek dodatkowych procedur wewnętrznych.

• W Stargardzie porządek w dokumentach – co warto zrobić najpierw
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – gdzie i kiedy oraz co jeszcze może dotyczyć organizacji
• Gdzie składać dokumenty i co praktycznie oznacza to dla NGO

W Stargardzie porządek w dokumentach – co warto zrobić najpierw

Starostwo Powiatowe przypomina organizacjom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) o konieczności weryfikacji osób pełniących realną kontrolę i zgłoszenia ich do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Dotyczy to przede wszystkim osób, które „faktycznie kierują organizacją”, najczęściej członków zarządu.

Co dokładnie trzeba pamiętać:

• Zgłosić beneficjentów rzeczywistych do CRBR.
• Zrobić to w terminie 14 dni od wpisu do KRS lub od każdej zmiany danych wpisanych do rejestru.
• Niezależnie od statusu organizacji – złożyć oświadczenie, czy podmiot jest czy nie jest „instytucją obowiązaną”. Oświadczenie trzeba ponawiać przy każdej zmianie okoliczności.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – gdzie i kiedy oraz co jeszcze może dotyczyć organizacji

Nowa regulacja zawarta w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2025 r., poz. 644) nakłada dodatkowe obowiązki na te NGO, które spełniają kryteria „instytucji obowiązanej”. Taki status mają organizacje, które między innymi:

• przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych o wartości 10 000 euro lub więcej,
• organizują loterie lub inne gry losowe,
• świadczą określone usługi księgowe, podatkowe lub rejestrowe.

Dla organizacji mających status instytucji obowiązanej ustawa przewiduje m.in.:

• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie obowiązków (rola compliance),
• prowadzenie oceny ryzyka w formie papierowej lub elektronicznej,
• stosowanie zasad weryfikacji tożsamości i środków bezpieczeństwa finansowego, w tym wzmożonych procedur przy wyższym ryzyku,
• dokumentowanie i przechowywanie dowodów oraz ewidencji transakcji,
• wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń i zapewnienie szkoleń dla osób wykonujących obowiązki,
• przekazywanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o wpłatach/wypłatach powyżej 15 000 euro w terminie 7 dni oraz zawiadamianie o podejrzeniach prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Gdzie składać dokumenty i co praktycznie oznacza to dla NGO

Starostwo wskazuje adres do dostarczenia oświadczeń – ul. Skarbowa 1, 73-110 Stargard. Podział merytoryczny:

• organizacje o celach niesportowych – Biuro Polityki Społecznej,
• organizacje i kluby sportowe – Wydział Oświaty, Kultury i Sportu.

Formularz oświadczenia jest dostępny do pobrania w wersji elektronicznej w urzędzie.

Kilka praktycznych kroków, które warto wykonać od razu:

• sprawdzić wpis w KRS i ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym;
• przygotować i wysłać zgłoszenie do CRBR w wymienionym terminie;
• ustalić, czy organizacja spełnia kryteria „instytucji obowiązanej” – jeśli tak, wyznaczyć odpowiedzialną osobę i przygotować procedury zgodne z ustawą;
• zadbać o przechowywanie dokumentów oraz plan szkoleń dla osób wykonujących nowe obowiązki.

Brak wypełnienia obowiązków może skutkować sankcjami administracyjnymi przewidzianymi w przepisach ustawy, dlatego warto potraktować sprawę priorytetowo i skorzystać z materiałów udostępnionych przez Starostwo.

na podstawie: Starostwo Powiatowe w Stargardzie.